Самозанятые, штат или аутсорсинг: чем закрывать линейные позиции

Три схемы и что в них платит бизнес

Когда нужно вывести на площадку 10–50 человек на линейные позиции, выбор обычно сводится к трём вариантам.

Свой штат

Вы нанимаете людей по трудовым договорам. Помимо оклада компания платит страховые взносы и удерживает НДФЛ, оплачивает отпуска и больничные, оформляет медосмотры, спецодежду, обучение по охране труда, ведёт кадровый учёт и сдаёт отчётность. Отдельная статья — простой: если объёма нет, платить всё равно нужно.

Самозанятые

Исполнители платят налог на профессиональный доход сами: 4% при работе с физлицами и 6% при работе с компаниями, с однократным вычетом 10 000 рублей. Заказчик страховые взносы не платит. Лимит дохода исполнителя — 2,4 млн рублей в год. Выглядит дёшево, но именно здесь сосредоточен основной риск, о котором ниже.

Аутсорсинг

Вы покупаете услугу: закрытую смену или обработанный объём. Люди оформлены у подрядчика, он платит им зарплату и взносы, отвечает за медосмотры, охрану труда и замену. Вы получаете акт и счёт и относите их на затраты. Управляемость обеспечивается бригадиром подрядчика.

Самозанятые: где заканчивается экономия

Налог на профессиональный доход задумывался под разовые и проектные работы, а не под сменный график на складе. Ограничения, которые чаще всего ломают схему:

• Двухлетний запрет на бывших работников. Доходы от бывшего работодателя не подпадают под НПД в течение двух лет после увольнения. Перевести штатных грузчиков в самозанятые и продолжить работу как раньше нельзя.
• Лимит 2,4 млн рублей в год. Для линейного персонала он обычно не достигается, но при плотной занятости бригадира или водителя — вполне.
• Нет обязанности выйти на смену. Самозанятый — независимый исполнитель. Требовать от него графика вы не можете, а если требуете — см. следующий раздел.
• Замену ищете вы. Не вышел человек — это ваша проблема, а не подрядчика.
• Медосмотры и охрана труда. В схеме с самозанятыми непонятно, кто их обеспечивает. Для склада это неприятно, для общепита — критично.

Что меняется с 1 октября 2026 года

С 1 октября 2026 года вступает в силу Федеральный закон от 31.07.2025 № 289-ФЗ о платформенной экономике. Он регулирует работу через цифровые платформы и вводит, в частности, ограничение по времени: если исполнитель работает на одного заказчика через платформу более 60 часов в месяц шесть месяцев подряд, платформа обязана приостановить заказы в этой паре.

Параллельно работают межведомственные комиссии по противодействию нелегальной занятости, которым ФНС передаёт данные о работодателях с признаками подмены трудовых отношений.

Признаки, по которым договор признают трудовым

Инспекция труда и налоговая смотрят не на название договора, а на фактические отношения. Тревожные признаки:

• фиксированный график и обязанность выходить в смену;
• подчинение внутреннему трудовому распорядку и руководителю заказчика;
• регулярная оплата примерно в одинаковом размере, похожая на зарплату;
• работа на оборудовании и в спецодежде заказчика;
• длительное сотрудничество с одним заказчиком и высокая доля дохода от него.

Среди индикаторов риска, которые используются при отборе на проверку, называют такие сочетания: взаимодействие более чем с 35 плательщиками НПД, среднемесячный доход исполнителя выше 35 тысяч рублей, срок работы более трёх месяцев и доля дохода от одного заказчика 75% и выше.

Цена ошибки: доначисление НДФЛ и страховых взносов, штраф 20–40% от неуплаченной суммы, административный штраф по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ — для организаций от 50 до 100 тысяч рублей, а также обязанность сдать кадровую отчётность задним числом.

Когда какая схема уместна

• Штат — ядро площадки: начальник смены, кладовщик, люди с доступом к учётной системе и ответственностью за товар. Там, где нужна лояльность и глубокое знание процессов, экономить нельзя.
• Самозанятые — разовые и проектные работы с понятным результатом: разгрузить фуру, собрать стенд, отработать промо-акцию. Один-два раза, без графика, с актом на конкретный объём.
• Аутсорсинг — регулярный переменный объём: смены на складе, подработка в пики, сезонные бригады, ночные линии. Здесь важно, чтобы был кто-то, кто отвечает за явку и за замену.

Пример расчёта на 10 человек

Возьмём смену 12 часов, 10 комплектовщиков, 22 смены в месяц. Базовая ставка комплектовщика у нас — от 450 ₽/час.

• 10 человек × 12 часов × 22 смены = 2 640 человеко-часов в месяц;
• 2 640 × 450 ₽ = 1 188 000 ₽ — это итоговая сумма по акту, в которую уже входят зарплата, налоги и взносы, подбор, замены, бригадир и кадровый учёт.

Сравнивая со штатом, считайте не оклад, а полную стоимость рабочего места: оклад плюс взносы, отпуска, больничные, простои, подбор, текучесть, медосмотры, спецодежду и время своего HR. Мы разобрали эту арифметику подробно в статье свой штат или аутсорсинг, а из чего складывается сама ставка — в материале сколько стоит аутсорсинг персонала.

Ставки по конкретному городу — на страницах географии работы: они отличаются на 15–30% между Москвой и регионами.

Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию бухгалтера или юриста. Данные приведены по состоянию на сентябрь 2026 года.

Частые вопросы

Можно ли нанимать самозанятых на постоянные смены?

Формально закон этого не запрещает, но постоянный график, подчинение бригадиру заказчика и ежемесячная оплата в одинаковом размере — это признаки трудовых отношений. При проверке договор с высокой вероятностью переквалифицируют в трудовой.

Можно ли оформить своего бывшего сотрудника как самозанятого?

Нет. Доходы от бывшего работодателя не облагаются налогом на профессиональный доход в течение двух лет после увольнения — такая схема прямо ограничена законом № 422-ФЗ.

Какой лимит дохода у самозанятого в 2026 году?

2,4 млн рублей в год. При превышении право на налог на профессиональный доход утрачивается, и дальше исполнитель обязан платить налоги по другому режиму. Эксперимент по НПД продлён до 31 декабря 2028 года.

Чем аутсорсинг безопаснее самозанятых?

При аутсорсинге у людей есть работодатель — подрядчик. Он платит зарплату, налоги и взносы, оформляет медосмотры и охрану труда. У заказчика нет трудовых отношений с исполнителями, поэтому и переквалифицировать нечего — при условии, что бригадой руководит подрядчик, а не ваш начальник смены.