Сколько на самом деле стоит рабочее место в штате: формула расчёта

Почему оклад — не цена сотрудника

Оклад — это то, что человек получает. Стоимость рабочего места — это то, что тратит компания, чтобы работа была сделана. Между ними лежат как минимум восемь статей затрат, и часть из них не видна в бюджете ФОТ.

Из чего складывается полная стоимость

Разложим по статьям. Первые четыре — прямые, остальные обычно забывают.

1. Оклад и надбавки. База, ночные и праздничные, премии.
2. Страховые взносы. Начисляются сверх зарплаты. Тарифы зависят от статуса компании (малый бизнес, ИТ, отрасль) и от предельной базы — берите свои действующие ставки, а не «примерно столько же, как у всех».
3. Оплачиваемое отсутствие. Отпуск, больничные, донорские, учебные дни. Человек в отпуске не работает, но стоит денег, а объём кто-то закрывает.
4. Простой. Дни, когда объёма нет, а зарплата идёт. На сезонном бизнесе это главная статья.
5. Подбор и замена. Стоимость закрытия вакансии, умноженная на то, сколько раз в год она закрывается. При текучести 100% это полная стоимость подбора ежегодно.
6. Оформление и кадровый учёт. Время кадровика на приём, увольнение, табели и отчётность.
7. Медосмотры, обучение, СИЗ. Предварительные и периодические осмотры, личные медкнижки там, где они обязательны, обучение по охране труда, спецодежда и её обновление.
8. Рабочее место. Инвентарь, шкафчик, бытовка, пропуск, доступы — всё, что нужно, чтобы человек начал работать.

Формула и порядок расчёта

Обе части считаются отдельно, и обе дают сюрпризы.

Шаг 1. Годовые затраты

Сложите: годовой фонд оплаты по этой позиции + взносы по вашим тарифам + стоимость подбора × число замен в год + медосмотры и СИЗ за год + доля затрат на кадровый учёт + стоимость рабочего места.

Шаг 2. Фактически отработанные часы

Возьмите календарный фонд рабочего времени за год и вычтите: отпуск, среднее число дней больничных, дни простоя без объёма, дни между увольнением и выходом замены.

Именно второй шаг обычно и переворачивает картину: знаменатель оказывается на 15-25% меньше, чем «количество рабочих дней в году».

Пример на одном комплектовщике

Условные, но реалистичные по структуре цифры — подставьте свои.

• Оклад — 70 000 ₽/мес, то есть 840 000 ₽ в год.
• Страховые взносы по вашему тарифу — добавьте свою сумму (это отдельная строка сверх оклада).
• Подбор: 8 000 ₽ за закрытие вакансии × 2 замены в год = 16 000 ₽.
• Медосмотр и СИЗ — 12 000 ₽ в год.
• Кадровый учёт — доля времени кадровика, условно 10 000 ₽ в год на позицию.
• Рабочее место и инвентарь — 6 000 ₽ в год.

Теперь знаменатель. При графике 5/2 по 8 часов календарный фонд — около 1 970 часов в год. Вычитаем:

• отпуск 28 календарных дней ≈ 160 часов;
• больничные, условно 7 дней ≈ 56 часов;
• простой без объёма, условно 10 дней ≈ 80 часов;
• разрыв между увольнением и заменой, 2 раза по 5 дней ≈ 80 часов.

Остаётся примерно 1 590 отработанных часов вместо 1 970 — на 19% меньше. На эти часы и делятся все годовые затраты. Полученное число — ваша реальная стоимость часа, и только её имеет смысл сравнивать со ставкой подрядчика.

Как сравнивать со ставкой подрядчика

Ставка подрядчика — это цена фактически отработанного часа. В неё уже входят зарплата исполнителя, налоги и взносы, подбор, вывод замены, работа бригадира и кадровое администрирование. Простоя в ней нет: нет объёма — нет часов — нет счёта.

Поэтому корректное сравнение выглядит так:

• слева — ваша полная стоимость часа, посчитанная по формуле выше;
• справа — ставка подрядчика за час (например, комплектовщик от 450 ₽/час);
• и обязательно третья колонка — управленческая нагрузка: кто ищет людей, кто закрывает невыход в 6 утра, кто отвечает за медосмотры.

Детальный разбор, из чего состоит ставка подрядчика, — в статье сколько стоит аутсорсинг линейного персонала.

Пять ошибок в расчёте

1. Считать по окладу. Половина затрат остаётся за кадром.
2. Делить на календарные часы. Знаменатель должен быть фактическим, а не теоретическим.
3. Игнорировать простой. На сезонном бизнесе это крупнейшая статья.
4. Не учитывать текучесть. Две замены в год — это двойная стоимость подбора и два периода разогрева новичков.
5. Брать чужой коэффициент. Множители «×1,5 к окладу» из статей в интернете не учитывают ни вашу отрасль, ни вашу текучесть.

Если хотите сравнить свой расчёт с рыночной ставкой по вашему городу — ставки по городам на странице географии работы, а расчёт под конкретную площадку пришлём по заявке с контактов.

Цифры в примере условные и приведены для демонстрации структуры расчёта. Действующие тарифы страховых взносов и нормы рабочего времени уточняйте у своего бухгалтера.

Частые вопросы

Что входит в полную стоимость рабочего места?

Оклад и все надбавки, страховые взносы, оплачиваемые отпуска и больничные, стоимость подбора и замены при увольнении, медосмотры, спецодежда, обучение по охране труда, рабочее место и инвентарь, а также оплата времени простоя, когда объёма нет.

Какой множитель к окладу использовать?

Универсального множителя нет: он зависит от текучести, доли простоя и отраслевых требований к медосмотрам и СИЗ. Правильнее не брать чужой коэффициент, а посчитать свои статьи по формуле ниже — у двух компаний в одном городе результат отличается заметно.

Зачем вообще считать полную стоимость?

Чтобы корректно сравнивать варианты: штат, подряд, самозанятых. Решение, принятое по сравнению оклада со ставкой, почти всегда оказывается ошибочным, потому что половина затрат на штат просто не попала в расчёт.